Les avantages 
de la mise en place 
d'un process administratif efficace

5 règles d'organisation 
qui vous feront gagner du temps quotidiennement

Chers ami(e)s,

 

En tant qu'Assistante Personnelle mon rôle est de vous donner ou rappeler toutes les astuces qui peuvent vous aider à mieux vous organiser ou gagner du temps quotidiennement.


Dans cet article je voulais attirer votre attention sur 5 de mes règles d’organisation ✅ qui me semblent incontournables pour améliorer votre quotidien 📈... 

 

SOMMAIRE : 

 

1 / Utilisez un agenda 

  • Pourquoi et comment utiliser un agenda ?
  • Les avantages et inconvénients de l'agenda papier 
  • Les avantages et inconvénients de l'agenda électronique 
  • Quels sont mes préférés ?

2 / Utilisez des codes de couleur

  • Pourquoi et comment utiliser les codes couleurs ?
  • Quelles couleurs utiliser ?
  • Réfléchissez avant tout au résultat que vous souhaitez obtenir
  • Quelques mises en application

3 / Rangez régulièrement 

  • Environnement : comment déterminer le sort à donner à chaque objet ?
  • Un espace bien rangé est un esprit libéré
  • Comment bien ranger / répertorier ses documents en entreprise ?
  • La gestion des archives

4 / Homogénéité 

  • inspirez vous de votre organisation papier
  • tout comme pour votre bureau : procédez au nettoyage

5 / Anticipez

  • déterminez ce qui doit être anticipé ?
  • de façon générale il y a plusieurs postes à privilégier
Bureau rangé

1 / Utilisez un agenda

Agenda papier

Pourquoi et comment utiliser votre agenda ?

 

Cette question parait tellement simple et pourtant...

 

Dans celui-ci vous devrez noter tous vos rendez-vous professionnels mais aussi vos moments de détente, et vos moments réservés à votre entreprise (comptabilité, création de contenus, mailing...) :

  • il vous sera nécessaire pour quantifier réellement le temps que vous prend chaque activité, tout en respectant vos moments pour vous ressourcer.
  • sera l'allier de toutes vos notes, car outre les rendez-vous vous pourrez et devrez y inscrire les échéances de paiement (URSSAF, impôts etc...), les idées de ce que vous devez faire ou ne pas oublier... Tout sera ainsi centralisé au même endroit.

NB : utiliser un seul et même agenda vous évitera de plannifier plusieurs rdv sur la même plage horaire.

 

Maintenant que vous entrevoyez l'avantage de l'utilisation d'un agenda, il vous faut choisir entre l'agenda papier ou l'agenda numérique afin de déterminer celui qui est le plus adapté à votre besoin.

 

Les avantages et les inconvénients de l'agenda papier : 

 

De nos jours il semble désuet d'utiliser un agenda papier, pourtant près de 40% des gens le préfère encore à l'agenda numérique.

 

Certaines entreprises vous proposent même des agendas sur mesures, ou vous pouvez choisir les contenus à gérer ainsi que la mise en page de leurs sections . L'idéal minium est que celui-ci comporte : 

  • des plages horaires dédiées avec détails,
  • un planning mensuel pour y noter les dates clés,
  • un semenier, avec dans la mesure du possible les numéros de semaines, 
  • des plages de notes ou de to do list, 
  • les jours fériés et vacances.

 

Il conviendra à tous ceux réticents à l'informatique et souvent à l'organisation quotidienne des structures de petite taille qui ont besoin de moins de fonctionnalités :

  • il est très simple d'utilisation, ne nous oblige pas à un mode de saisie pré-défini, ni à en apprendre l'utilisation. 
  • favorise par l'écriture la mémorisation de ce que nous inscrivons.
  • nous sommes ainsi libres de le gérer comme bon nous semble : griffoner, imager, effacer, recommencer, ce qui développe notre créativité.
  • ensuite tout comme votre cahier de notes, il sera votre meilleur allier pour y inscrire au fur et à mesure de la journée tout ce que vous devez faire : relancer untel, mettre à jour tel document, appeler tel client etc.
  • pour ma part, j'aime aussi à y inscrire chaque jour une phrase "inspirante" pour me motiver, ou une citation qui me parle particulièrement.
  • et surtout il n'est jamais en panne de batterie, ce qui n'est pas négligeable.

 

Mais comporte certaines limites à ne pas ignorer : 

  • un agenda papier est vite encombrant, car pour qu'il soit efficace il faut prendre un format suffisament grand.
  • il lui manque les options typiques du numérique comme les rappels, ou les invitations.​N
  • je vous déconseille d'y consigner des données sensibles car celles-ci doivent être sécurisées.
  • pas de mode de sauvegarde possible.

Les avantages et inconvénients de l'agenda électronique : 

 

Les smartphones, tablettes et pc nous incitent à utiliser leurs modules agendas electroniques, et bien que ceux-ci aient un côté mon personnels ils comportent de nombreux avantages et sont pour sur plus adaptés à la gestion des équipes en entreprise :

  • ils sont en principe accessibles tout le temps car il est très rare que vous vous sépariez de votre téléphone.
  • se synchroniquent entre tous vos appareils.
  • ou encore affecter un rdv à quelqu'un, de l'inviter, et que ce rdv s'inscrive sur son agenda.
  • offrent un mode de partage entre les postes de travail permettant d'organiser des rdv de groupe.
  • offrent la possibilité de programmer des rdv répétitif et sur du long terme.
  • offrent la possibilité d'utiliser des codes de couleurs pour différenciers vos rdv pro ou perso (privé),
  • vous permet d'affecter des plages horaires automatiquement calculées, mais aussi un mode de rappel discret ou alarme.
  • il est même possible de gérer plusieurs agendas en parallèle sur un même smartphone, tablette ou pc.
  • il peut s'intégrer à d'autres applications pour vous apporter encore plus de potentiel.

Quelles en sont alors les limites ? : 

  • cet agenda est moins personnel et nous enlève le plaisir du touché "papier" 
  • un agenda numérique peut tomber en panne de batterie ou être inaccessible suite à un problème informatique réseau, ou à une panne de matériel.
  • la vue sur téléphone est souvent plus étriquée, donc moins agréable visuellement.

Quels sont mes préférés ? 

 

Après avoir utilisé longtemps des agendas papier que j'affectionne tout particulièrement, je suis devenue une inconditionnelle des deux agendas suivants : 

  • Gmail : très pratique pour son partage facilité et son installation sur les téléphones mais il comporte nettement moins de potenciel que son confrère ci-dessous.
  • Outlook : de loin le plus utilisé en entreprise, pour sa gestion des rdv de groupe et toutes ces options avancées (attention outlook, tout comme accès, ne fait pas partie du pack office de base, il vous faut choisir le pack 365 par exemple)

2 / Utilisez des codes couleurs

Classeurs de couleur

Votre classement doit être logique et visuel afin que votre esprit puisse associer automatiquement les thèmes aux couleurs :

rouge (factures à payer) - vert (recettes) - etc.

 

Lorsque votre organisation sera instinctive vous aurez tout gagné !

 

NB : ce code de couleur peut aussi s'appliquer sur vos documents, agendas, tableaux, graphiques, supports, à des catégoriers de tâches, car vous avez une mémoire visuelle autant que auditive.

 

 

Pourquoi et comment utiliser des codes couleurs ?

 

Un univers uniforme est "lisse", rien ne "dénote", rien "n'attire l'oeil".

Il est apprécié par les personnes qui aiment que tout semble net, propre, impéccable mais ce n'est pas celui qui est le plus efficace en terme d'organisation, ni le celui qui solicitera au mieux votre cerveau.

 

En alliant les couleurs à "une action ou une réaction", votre cerveau va intégrer des automatismes qui vont vous faire gagner du temps : c'est sûrement l'une des meilleures façon de mettre en évidence ce qui doit être traité en priorité.

 

Lorsque l'on cherche à mettre en place une organisation, celle-ci touche tout ce qui est physique (documentations), mais aussi les temps, l'organisation des actions... plus vous utiliserez les codes de couleurs plus vous en deviendrez addicts.

 

Quelles couleurs utiliser ?

 

Utilisez de préférence des couleurs qui ne soient pas trop proches en colorimétie telles que le rouge, le jaune, le vert, ou le bleu. Des couleurs trop prochent peuvent créer la confusion (mais elles peuvent vous aider par exemple à créer des déclinaisons).

 

Réfléchissez avant tout au résultat que vous souhaitez obtenir :

 

Quelque soit le domaine dans lequel vous souhaitez les utiliser, vous devez avant toute chose réfléchir à la signification des couleurs. Vous saurez alors comment les utiliser.

Par exemple, pour moi le rouge signifie "attention", "urgence", alors que le vert c'est du "positif", de "l'abondance", des "entrées financières".

 

N'hésitez pas à solliciter vos équipes avant ou après la mise en place de ces codes couleurs, afin de vérifier avec eux si cette mise en place leur est logique ou non. Cela vous permettra de faire les ajustements nécessaires, et éviter ainsi de devoir perdre tu temps à tout recommencer.

 

Quelques mises en application :

  • vos classeurs de rangement : les codes couleur ne vous dispenseront pas de noter sur la tranche de vos classeurs, l'objet de ceux-ci mais vous verrez que s'ils sont bien catégorisés vous irez alors d'instinct au bon classeur pour y ranger ce qu'il se doit.
  • ​vos priorités : qui ne sait pas que ce qui est noté en rouge est là pour attirer l'oeil et notifier une urgence ou quelque chose à corriger. Nous l'apprenons dès notre plus jeune enfance lorsque nos professeurs corrigent en rouge nos fautes d'orthographe par exemple.
  • vos agendas : en encodant vos tâches ou vos rdv clients en couleur, vos dates importantes, vous pourrez ainsi voir ce qui se répête, ce qui vous prend du temps...
  • différenciers des tâches : j'aime à utiliser une couleur par client, mais cette méthode peut aussi s'appliquer pour différencier ce qui est professionnel ou personnel par exemple.
  • vos tableaux : pour les utilisateurs d'Excel, vous savez sans doute que vous pouvez utiliser des mises en forme conditionnelles (là encore on vous propose une déclinaison passant du rouge à l'orange puis au vert, selon un critère de date, de montant etc.).
  • vos graphiques : à l'indentique des tableaux il est devenu habituel de mettre en couleur les graphiques ou les "camembers" pour interpréter les chiffres de votre entreprise plus facilement.
  • délimiter des espaces : maintenant que vous êtes un peu plus attentifs aux codes couleurs vous remarquerez que beaucoup d'entreprises utilisent les codes couleurs dans de multiples cas. Elles identifient les produits dangereux, les utilisent pour délimiter dans les openspaces les zones de travail en fonction de leur activité, ou encore apporter du dynamisme dans certains espaces . Ainsi elles conditionnent les automatismes de leurs salariés mais aussi de leurs clients et gagnent du temps quotidiennement.

NB : votre identité visuelle : tout aussi important que le contenu, les codes couleurs de vos supports visuels attireront ou non l'oeil de vos clients, sur les points importants de votre communication. ​Un support avec des couleurs douces apportera une sensation de zen, à l'inverse de couleurs vives qui apporteront une dynamique. Il en est de même pour ce que vous portez qui vous mettront ou non "en valeur".

3 / Rangez régulièrement

Ranger régulièrement

Sur votre bureau ne doit figurer que les instances : le reste doit être classé au fur et à mesure.

Triez, rangez, archivez ou jetez régulièrement. Plus votre espace sera organisé et rangé plus votre esprit s'en sentira libéré et saura sur quoi il doit se concentrer.

 

NB : ca facilitera votre travail mais aussi celui de vos collaborateurs si vous en avez.

 

 

Environnement : comment déterminer le sort à donner à chaque objet ?

 

Avant de parler des documents proprement dit, il convient de libérer de l'espace en éliminant de notre environnement les objets, les publications, vieux stylos, écrans, claviers, souris etc. que nous avons tous du mal à ranger, jeter ou donner.

 

Pour vous y aider, la première question à vous poser est la suivante "est-ce que je vais l'utiliser ou non" ?

 

Une fois que vous aurez déterminé "le sort à donner" :

  • jetez sans regrêt ce qu'il y a à jeter,
  • donnez / recyclez ce que vous n'utiliserez plus mais qui est encore en bon état (vous ferez en plus une bonne action),
  • rangez dans des cartons ce que vous souhaitez garder mais qui ne vous est pas utile dans votre espace quotidien,
  • organisez votre espace avec ce que vous avez déterminé comme utile.
  • agrémentez votre espace avec des tableaux inspirants, et des plantes.

 

Un espace bien organisé c'est un esprit libéré :

  • ayez tout à portée de main : que ce soit vos instances mais aussi, vos stylos, crayons, surligneurs, trombonnes, et surtout votre imprimante ou votre scanner afin d'éviter des allers-retours qui vous feront perdre du temps.
  • utilisez des banettes identifiées : plutot que d'entasser vos instances, les banettes vous aiderons à identifer les thèmes ou urgences.
  • créez un tableau de suivi : il peut comporter vos objectifs, vos relances clients, ou toute autre chose. Il doit être visuel pour être facile à lire.
  • forcez vous à faire les choses à mesure : rangez tout ce qui vous prend moins de 2 minutes à faire. Ne laissez jamais trainer les choses, en vous forçant à le faire au fur et à mesure cela deviendra un automatisme. Contrairement à  l'idée reçue nous mettons moins de temps à ranger à mesure qu'à le faire en une seule fois. D'autre part si nous décidons de ne le faire qu'en fin de journée nous prenons le risque de ne pas avoir le courage de le faire du tout !
  • identifiez tout ce que vous pouvez pour gagner du temps : répertoriez, apposez des étiquettes, des codes de couleurs.

NB : n'oubliez pas de positionner votre écran et votre fauteuil à la bonne hauteur, et évitez pour vos autres appareils des emplacements qui multiplieraient les torsions ou manipulations : votre dos vous en remerciera.

 

 

Comment bien ranger / répertorier ses documents en entreprise ?

 

  • répertoriez vos documents au fur et à mesure vous permettra d'identifier de suite s'il vous manque un justificatif, et limitera aussi la perte de certains documents.
  • vous pouvez opter pour plusieurs types de classement : par thèmes, catégories, par ordre alphabétique, par ordre numérique (en donnant un numéro à chaque document) ou encore par date. Personnellement je conseille à mes clients de faire des classeurs par thèmes à l'intérieur desquels tout est classé par ordre chronologique (Factures émises, Factures fournisseurs, URSSAF, Banques / Assurances, etc.)

 

La gestion des archives : 

 

Selon le type de document, chaque entreprise a l'obligation de les conserver un certain temps (cela fera l'objet d'un autre article), pour cela il nous faut donc archiver ce que nous n'utilisons plus, le temps de procéder à la destruction des documents concernés (de préférence avec un destrcuteur de papier).

 

Comme le reste, des archives bien organisées vous feront gagner du temps. Au moment de les faire on pense toujours qu'on se souviendra de ce qu'il y a dans les cartons mais rien n'est moins sur.

  • notez le contenu sur chaque carton d'archive : ainsi vous verrez du premier coup d'oeil ce qu'ils contiennent. Si la liste est trop longue notez le thème et la date et glissez la liste dans le carton. Vous pouvez aussi opter pour des bacs plastiques qui vous permettrons de voir immédiatement ce qu'il y a à l'intérieur.
  • organisez vos archives par date : oubliez les codes couleurs, qui pour des archives ne sont pas utiles. Par contre organisez et rangez vos cartons par ordre chronologique avec les plus récents devant car ce sont ceux dans lesquels vous êtes le plus suceptibles d'aller rechercher des informations.
  • des cartons de la même taille, et suffisament résistants : il est plus facile d'entreposer des cartons de la même taille, car vous y gagnerez au niveau espace. Deplus, s'ils sont suffisament résistants vous pourrez les empiler sans prendre le risque d'écraser ceux en dessous.

4 / Homogénéité

Organiser un drive

Votre classement informatique doit être similère à votre classement papier.

Chaque dossier correspond au thème d'un classeur (idem pour les sous dossiers).

NB : chaque document doit aussi être numéroté et dans la mesure du possible daté afin d'en respecter la chronologie et de les identifier plus facilement.

 

Cela vous parait peut-être évident, et pourtant je vois nombre de clients qui savent organiser leurs documents papiers mais ne jugent pas utile de faire de même informatiquement.

 

Inspirez vous de votre organisation papier :

  • sans aller jusqu'à mettre des codes de couleurs (encore que vous pourriez choisir d'utiliser par exemple des dossiers de couleur ou forme différentes)
  • créez un dossier par thème de classeur : un dossier banque, un dossier URSSAF etc.
  • à l'intérieur de chacun d'eux, chaque sous dossier representera une année, puis un mois sous la forme 01-janvier par exemple
  • vous y glisserez chaque document répertorié à son tour avec un code (émetteur / n° facture), un montant, une date. Ainsi en prenant l'habitude de tous les numérotés sur le même principe vous aurez sous les yeux les élements essentiels sans avoir à les ouvrir systématiquement.

Tout comme pour votre bureau, procédez au nettoyage : 

  • prenez l'habitude de classer les documents reçus dans vos téléchargement
  • supprimez les documents en doubles. Ne les classez qu'à un seul endroit : vous y gagnerez en capacité de stockage, et surtout ce sera plus logique pour votre esprit car ça lui évitera de penser à être sur de l'avoir classé à plusieurs endroits à chaque fois (ce qui est grande source d'erreur).
  • videz régulièrement la corbeille de votre PC.
  • appurez vos mails : sauvegardez les pièces jointes puis supprimez le mail. Automatisez tout ce que vous désirez garder en créant des règles de classement automatique.

5 / Anticipez

Classeurs de couleur

Anticipez tout ce que vous pouvez anticiper : préparez vos ordres du jour, les dossiers à remettre, copies, idées, rendez-vous, déplacements, communications, relances.

 

NB : cela aura en outre l'avantage que vous ne serez plus jamais pris au dépourvu et vous évitera de rendre un travail baclé.

 

Déterminez ce qui doit être anticipé ?

 

Lorsque vous en aurez pris l'habitude vous verrez qu'anticiper deviendra une habitude car vous apprécierez grandement le zen que ça vous apportera.

 

Identifier tous les postes sur lesquels vous pouvez gagner du temps et de la dépense d'énergies en anticipant.

 

De façon générale il y a plusieurs postes à privilégier :

  • votre planning : planifiez vos rendez-vous dès que possible vous permettra de mieux les préparer, d'avoir une meilleur vu dans le temps des plages de disponibilité que vous avez encore. Vous pourrez aussi mieux négocier votre frais ou horaires de déplacement.
  • vos réunions : plannifer vos réunions, de façon régulière, non pour faire de la "réunionite" mais pour avoir un point régulier constructif avec vos collaborateurs, ce qui les rassurera autant que vous.
  • vos dossiers : préparer tout ce qui peut vous être utile au fur et à mesure, listez vos idées, regrouper à un endroit vos illustrations. Anticiper permettra à votre projet de "murrir" et il n'en sera que mieux présenter en temps voulu.
  • votre budget : mettez en place tous les outis de suivis qui vous seront nécessaires pour évaluer la bonne santé de votre entreprise ou les défaillances financières qui pourraient vous pénaliser. Ainsi plus tôt vous les corrigerez mieux vous vous en sortirez.
  • les échéances : que ce soit pour vos déclarations, vos paiements de factures, de prêts, inscrivez-les dans votre agenda pour être surs de ne pas les louper. Encore plus à aujourd'hui, anticipez vos échéances, en ayant dans la mesure du possible une échéance d'avance, ou plannifiez (dans la mesure du possible) les dates de vos paiements en fonction de vos dates de recettes.

Ces quelques conseils sont somme toute faciles à mettre en place, leur efficacité dépendra de votre persévérance et de votre détermination à les appliquer.

 

N'oubliez pas qu'il faut en moyenne  jours pour qu'une habitude devienne une habitude, ce sont donc ces  premiers jours qui seront primordials.

Ensuite il vous faudra persévérer dans le temps car au moindre relachement il faut à nouveau rattraper le retard et en subir les désagréments parfois facheux.

 

Mon rôle en tant qu'assistante personnelle est de vous épauler dans ce process en vous aidant à le mettre en place, rattraper votre retard et procéder aux ajustements qui vous permettrons de continuer dans le temps.

Ainsi vous y gagnerez en temps quotidien mais vous en sentirez aussi une baisse de stress conséquente.

 

Je reste à votre disposition pour en parler de vive voix.

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